Comencemos señalando que un ERPhere es un sistema de planificación de recursos empresariales y constituye una fabulosa herramienta de gestión empresarial, cuya principal característica es la integración de la información generada en cada uno de los procesos de una empresa hasta su exposición en los estados financieros, de manera automática, íntegra y en tiempo real.
Bien, para comprender mejor el alcance de un ERP, vamos disgregando lo señalado. Al decir que es una herramienta de gestión empresarial, nos referimos a que su uso es esencial para lograr los objetivos empresariales, de una manera eficiente.
Se pueden lograr los objetivos empresariales sin el apoyo de un ERP? probablemente sí; pero con absoluta seguridad que el impacto no será el mismo, pues las decisiones en cuanto a la aplicación de medidas estratégicas podrían ser extemporáneas. Estamos en un mundo de negocios cada vez más competitivo donde la velocidad de respuesta de una empresa a las condiciones del mercado, en cuanto a calidad de servicios o productos así como la accesibilidad a los mismos, es un factor altamente crítico, si lo que se pretende es un posicionamiento sostenible.
En general, todas las empresas sean estas de producción o servicios ejecutan procesos, algunas empresas los tienen formalmente definidos, bajo un esquema sistemático, otras no llegan a ese nivel de desarrollo, pero en definitiva todas tienen una “forma de trabajo”, delegada a las diferentes áreas que la componen. Cada uno de los procesos, generan valor que debe ser cuantificado y registrado de tal forma que dichos valores, puedan ser expuestos en los estados financieros.
Un sistema contable es operado exclusivamente por el área de contabilidad, área que debe estar conformada por personal calificado que pueda clasificar apropiadamente la información generada por las diferentes áreas de la empresa e introducir los datos en el sistema contable, seleccionando según su criterio profesional, las cuentas contables para finalmente, generar los estados financieros correspondientes. La forma en la que la información llega al área contable para su procesamiento es mediante documentos físicos (órdenes de compra, facturas, contratos, inventarios, etc.) y en archivos electrónicos que por lo general deben imprimirse para respaldar las transacciones contables.
En la lógica de un ERP, cada área constituye un módulo del sistema (ventas, compras, tesorería, cobranzas, almacenes, activos de uso, recursos humanos, proyectos, contabilidad, etc.). Cada área a tiempo de ejecutar sus procesos genera datos que son automáticamente transmitidos al módulo contable, sin la intervención humana. Cuando decimos que la principal característica de un ERP es la integración de la información generada en cada uno de los procesos, nos referimos a una integración, automática, completamente transparente para los usuarios e íntegra, es decir sin riesgos de perder información por error u omisión.
¿Entonces la diferencia entre un ERP y un sistema contable se limita al registro automático de datos en la contabilidad de la organización?
¡Claro que no! Esta es apenas una diferencia. En el primer párrafo de este artículo dijimos que un ERP es una herramienta de planificación de recursos, lo que quiere decir que su verdadera potencialidad está en proporcionar a las diferentes áreas de una organización, información confiable, oportuna y suficiente para que su gestión individual y conjunta sea exitosa.
Cuando hablamos de gestión nos referimos a un conjunto de actividades tendientes a la consecución de los objetivos estratégicamente definidos. Ese conjunto de actividades comprende desde la clara definición de las metas y el dimensionamiento de los recursos necesarios para lograrlas, hasta la difusión de los resultados obtenidos. Las metas y la cuantificación de los recursos requeridos, generalmente se plasman en sendos documentos que son expuestos por la Alta Gerencia a los accionistas y otras partes interesadas, al finalizar una gestión la Alta Gerencia presenta el informe de gestión respectivo.
Pero, ¿qué ha sucedido entre el momento de la planificación y el momento del reporte de resultados? Obviamente se han ejecutado total o parcialmente las actividades programadas y probablemente se hayan ejecutado otras actividades no programadas, todo en función del contexto interno y externo de la empresa. Esa dinámica gerencial, requiere de un seguimiento permanente y oportuno de la ejecución de las actividades así como la toma de decisiones concretas en procura no solo de dar cumplimiento a la planificación sino a la maximización de los resultados. Para ello, se requiere contar con ciertos indicadores clave, que permitan conocer en tiempo real el desempeño de cada área y en consecuencia identificar el origen de las desviaciones e introducir los cambios necesarios, en el momento preciso, para lograr los objetivos.
Un ERP, tiene la capacidad de reportar en tiempo real, los resultados logrados por cada área, mediante métricas específicas, genera alertas cuando dichos parámetros se aproximan a los umbrales de riesgo establecidos por la empresa, de tal manera que la Alta Gerencia tiene la posibilidad de atender las desviaciones en forma oportuna y de esta manera asegurarse del logro de los objetivos.
Las empresas que aún no cuentan con un ERP, pero reconocen la necesidad de herramientas de gestión, suelen adquirir sistemas independientes según la necesidad específica que desean cubrir. Cuentan, por ejemplo, con un sistema para el control de Activos Fijos, otro para la administración de Almacenes, otro para la elaboración de planillas y así van enriqueciendo sus herramientas tecnológicas que si bien pueden ser muy útiles, su independencia representa una carga de trabajo adicional e innecesaria porque cada uno merece ser adecuadamente administrado y no todos tienen la capacidad de ser vinculados, lo que hace imprescindible la ejecución de actividades manuales que en definitiva resultan poco eficientes y costosas.
Por otra parte, un sistema contable tradicional cumple muy bien la función para la que fue concebido que es la generación de información financiera y no guarda ninguna relación con los procesos origen de los datos. En contraposición, un ERP integra los procesos e induce al rediseño de los mismos logrando un encaje perfecto en términos procedimentales altamente eficientes.
