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Software ERP Vs Paquetes Contables

En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente de recursos y datos es esencial para el éxito. Entre las herramientas disponibles, los sistemas contables y los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) destacan como pilares de la administración financiera. A primera vista, pueden parecer similares, pero en realidad, hay una diferencia crucial entre ambos, y la elección correcta puede marcar una gran diferencia en el funcionamiento y el crecimiento de tu negocio.

Pongamos algunos ejemplos: si el área de producción crece, finanzas debe gestionar el aumento de presupuesto en la compra de insumos, líneas de producción, capacitación de personal, servicios subcontratados, proveedores, etc.

¿Recursos Humanos? Al crecer la plantilla también crece la nómina y las obligaciones contables. Si hablamos de distribución, se deben tomar en cuenta el crecimiento de las rutas de entrega, esto se refleja en más gastos de medios de transporte, choferes, viáticos o servicios externos de mensajería.

Contabilidad y Finanzas están ligadas a cualquier departamento con gastos y consumo de recursos, es decir, con todas las áreas.

Bajo esta lógica, el área contable necesita un software que le ayude a integrar sus datos con los demás departamentos de la empresa. ¿Un paquete contable es suficiente para realizar esta tarea?, ¿es indispensable que la empresa adquiera un ERP? Respondamos estas preguntas a partir de la siguiente tabla comparativa:

PRINCIPALES DIFERENCIAS

ERP	Software contable
Conecta con todas las área de la empresa y obtiene información directamente de la fuente principal	Es un sistema autónomo que almacena únicamente los datos contables/financieros
Ofrece información en tiempo real para todas las áreas del negocio al contar con una base de datos única	Los tiempos de respuesta con más largos ya que la información debe ser vaciada posteriormente enviada a los demás departamentos
Permite personalizaciones de acuerdo con las necesidades de la operación diaria	Son sistemas con funciones pre-definidas que no permiten cambios

Otro punto a tomar en cuenta al sustituir un software contable por un ERP integral, es el de la inversión.

Muchas empresas se resisten al cambio por el temor al gasto que implica la implementación de un software ERP; sin embargo, debemos tomar en cuenta que con estos sistemas se obtiene la capacidad de gestión para todas las áreas productivas. En cambio, un software de contaduría requiere la integración con otras plataformas específicas (paquetes de recursos humanos, software administrativo, software de producción, etc.).

Este método implica gastos en múltiples licencias, servicios de mantenimiento y programas de capacitación para el uso de las herramientas. A largo plazo, estos gastos terminan superando las inversiones de una solución integral.

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ERP PARA LA GESTION DE ALMACENES

¿Es necesario un ERP para gestionar un almacén?

Las pymes necesitan disponer de datos precisos sobre todo lo que sucede en sus almacenes. Es la manera de poder tomar decisiones estratégicas para su negocio, en tiempo real. Un ERP que incluya un módulo de gestión de almacenes simplifica el flujo de información, por lo que evita la duplicidad, el error o las posibles inconsistencias entre diferentes departamentos. Las plataformas ERP integran una serie de módulos que mejoran la dinámica y operativa de cada entorno de trabajo -finanzas, compras, producción, comercial, …

Con un módulo para la gestión de almacenes, el ERP aporta información valiosa sobre la mercancía con la que trabaja la organización: qué productos han llegado y cuándo, qué pedidos realizan los clientes, cuándo, cuánto y con qué frecuencia o cuáles se han enviado ya, y a dónde.

Gracias a estos datos, los responsables del almacén y el entorno comercial conocen el nivel de ventas, la disponibilidad de artículos, la disponibilidad de artículos o la posible estacionalidad de las ventas. Podrán diseñar más fácilmente una estrategia eficiente, evitando las roturas de stock, o acordando mejores condiciones con sus proveedores.

El ERP permite centralizar toda la información en un único repositorio

El ERP permite centralizar toda la información en un único repositorio. Información sobre pedidos, ventas, entregas o gestión de inventarios, está siempre al alcance de quienes la necesitan. Y facilita la toma de decisiones, para hacer previsiones, anticipar tendencias, pronosticar ventas y tiempos de entrega o hacer las modificaciones necesarias para mejorar la rentabilidad.

Por tanto, los datos registrados en tiempo real permiten notificar inmediatamente al gestor el estado de las existencias, el progreso de los pedidos o cualquier incidencia en los pedidos y/o entregas. En resumen, un ERP permite:

Optimizar la gestión de existencias
Asegurar un nivel de inventario preciso
Mejorar la rentabilidad del almacén
Cumplir los plazos y mejorar la satisfacción del cliente

Y no solo, el ERP proporciona acceso a otras herramientas más avanzadas que permiten optimizar la gestión del negocio con absoluta precisión para:

Predecir el momento adecuado para reponer existencias:

Con la inteligencia de negocio incorporada al ERP, será fácil predecir con exactitud cuándo reabastecer el inventario, qué artículos dejar de vender, evitar el desabastecimiento y proporcionar al negocio el flujo de stock adecuado.

Obtener una visión global del inventario.

Un ERP permite hacer seguimiento de cada transacción y de todos los movimientos de cada artículo. De esta manera tendrás una visión total de lo que sucede en el almacén y el volumen de la unidad almacenada.

Calcular niveles de inventario y tiempos de entrega.

Un software ERP facilitará el cálculo de los niveles óptimos de stocks, los tiempos de reposición y las previsiones de potenciales faltas de stocks. Basado en el cálculo matemático preciso, el ERP proporciona estimaciones sobre cómo y cuándo gestionar existencias y plazos.

La digitalización del almacén proporciona un control más preciso de las operaciones. Las pymes que utilizan un ERP para gestionar su almacén también podrán organizar mejor sus existencias. Y configurar alertas cuando el nivel de existencias esté por debajo del límite establecido. El nivel mínimo para garantizar un abastecimiento eficiente.

Un ERP en el almacén ayuda, además, a optimizar el espacio, evitar errores y retrasos en las operaciones, incluida la preparación de los pedidos. Y, en general, aporta una dosis extra de seguridad en la operativa comercial.

Un software ERP facilita el flujo de información entre todas las áreas de la organización, incluido el almacén. De este modo, será más fácil organizar y coordinar los recursos disponibles -compras, ventas, operaciones, finanzas, pedidos, existencias, producción, etc.-

En definitiva, un ERP optimiza las operaciones logísticas y el control del almacén haciendo más eficientes procesos como la recepción, la organización del stock y la verificación de los pedidos de clientes y los productos enviados. Y con todo, garantizar una gestión eficiente del almacén, algo primordial para cualquier negocio.

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Beneficios claves de un ERP en el Sector Comercial

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales que integra y automatiza procesos estratégicos de una empresa en una única plataforma software donde todos los procesos están inter-relacionados y comparten información clave para el buen desarrollo de las actividades empresariales, mejorando la eficiencia y la efectividad de la organización. En el sector comercial, donde la rapidez de respuesta y la gestión eficiente de los recursos son cruciales, los sistemas ERP juegan un papel fundamental al ofrecer visibilidad de todos los procesos del negocio, desde la gestión de inventarios hasta la relación con los clientes y la planificación financiera.

¿Para qué sirve un ERP?

Un ERP es un software computacional compuesto por varios módulos interconectados que recopilan y unifican datos de diferentes departamentos de una empresa, permitiendo una gestión centralizada y una mejor toma de decisiones. Su objetivo es optimizar los procesos empresariales, reducir costos y mejorar la productividad y eficiencia en todas las áreas de una organización.

Importancia de un ERP en el Sector Comercial

En el sector comercial, la competencia en la oferta de productos y servicios al cliente, exigen que las empresas sean más ágiles, eficientes y capaces de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, incluso dar soporte y servicio post-venta. Un sistema ERP facilita estas capacidades al:

Automatizar Procesos Operativos:

Desde la gestión del suministro de productos hasta las entregas y la facturación, un ERP reduce la carga de trabajo manual y los errores asociados como la falta de seguimiento a estos procesos, acelerando las operaciones y llegando a la culminación de los mismos de forma satisfactoria.

Mejorar la Relación con el Cliente:

Integrando herramientas de CRM (Customer Relationship Management), un ERP ayuda a realizar el seguimiento de las actividades de las negociaciones con los clientes, maximizando las oportunidades de venta y minimizando la perdida de las mismas, entender mejor las necesidades y comportamientos de los clientes, permitiendo personalizar servicios y mejorar la satisfacción.

Optimizar la Gestión de Inventarios:

Ofrece herramientas para una gestión de inventarios precisa, ayudando a mantener el equilibrio perfecto entre la demanda y la oferta otorgándonos los costos incurridos el los procesos de importación o compra de stock, visibilizando las cantidades de stock como las situaciones de stock mínimo o agotado

Proporcionar Análisis y Reportes en Tiempo Real:

El ERP permite ver la situación actual de la empresa mediante indicadores y reportes consolidados claves que coadyuban a toma de decisiones informada y rápida, o al seguimiento y monitorización del negocio

Beneficios para el Sector Comercial

Automatización de Procesos

Los ERP automatizan tareas repetitivas como la contabilidad, los procesos de compra y venta, la gestión de inventarios y la facturación, lo que reduce la carga administrativa y minimiza los errores humanos.

Integración de Datos

Al integrar datos de diferentes departamentos en una sola plataforma, los ERP facilitan la colaboración interfuncional y proporcionan una visión holística de las operaciones comerciales, permiten ver toda la cadena de interacción entre los diferentes módulos, dándonos trazabilidad en la información, viendo responsabilidades de acción en cada usuario en determinada etapa del proceso.

Mejora de la Toma de Decisiones

Con la obtención de indicadores, los ERP permiten a los gerentes tomar decisiones informadas basadas en información actualizada y precisa.

Optimización de la Cadena de Suministro

Los ERP mejoran la visibilidad y el seguimiento de la cadena de suministro, desde la adquisición de productos o materia primas hasta la entrega final al cliente, lo que ayuda a minimizar los costos y reducir los tiempos de entrega.

Cumplimiento a la Legislación Normativa

Los ERP facilitan el cumplimiento de regulaciones comerciales y fiscales de un determinado país al estandarizar procesos que siempre estarán actualizados lo cual permite generar informes precisos y auditables.

Implementación de un ERP en el Sector Comercial

La implementación de un ERP es compleja, pero es un reto que al final desembocara en puros beneficios, requiere una planificación y ejecución cuidadosa, sobre todo tener el impulso de los gerentes o dueños de la empresa que deben estar comprometidos junto con todo el personal a lograr el éxito de la implementación, algunos pasos clave incluyen:

– Análisis de Necesidades: Identificar los procesos específicos del negocio que se beneficiarán de la integración en un ERP.

– Selección del Sistema: Elegir el ERP que mejor se adapte a las necesidades y tamaño de la empresa, considerando tanto los costos como las funcionalidades.

– Personalización y Pruebas: Ajustar el ERP a los procesos específicos de la empresa y realizar pruebas exhaustivas para asegurar su correcto funcionamiento.

– Formación y Soporte: Capacitar al personal en el uso del sistema y asegurar un soporte técnico adecuado para resolver posibles dudas e incidencias.

Todo esto debe estar acompañado de un plan de trabajo y acompañamiento por parte de los proveedores del ERP, tener esta curva de aprendizaje el cual ira convergiendo con la utilidad del software y en una etapa más prospera el sistema será un componente esencial en el desenvolvimiento de las actividades cotidianas empresariales.

Retos y Consideraciones

La implementación de un ERP conlleva desafíos, como la resistencia al cambio por parte del personal, la complejidad de la migración de datos y el alto costo inicial. Sin embargo, con una gestión de proyecto adecuada, estos retos pueden superarse, resultando en beneficios a largo plazo significativos para la empresa.

Conclusión

Los sistemas ERP en el sector comercial ofrecen una integración sin precedentes de procesos empresariales, lo que permite una mayor eficiencia, una mejor toma de decisiones y una capacidad de respuesta más rápida a las demandas del mercado. Aunque su implementación puede ser desafiante, los beneficios a largo plazo en términos de optimización de procesos y mejora de la rentabilidad son indiscutibles.

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¿Por qué debería reemplazarse un sistema contable tradicional por un ERP?

Comencemos señalando que un ERPhere es un sistema de planificación de recursos empresariales y constituye una fabulosa herramienta de gestión empresarial, cuya principal característica es la integración de la información generada en cada uno de los procesos de una empresa hasta su exposición en los estados financieros, de manera automática, íntegra y en tiempo real.

Bien, para comprender mejor el alcance de un ERP, vamos disgregando lo señalado. Al decir que es una herramienta de gestión empresarial, nos referimos a que su uso es esencial para lograr los objetivos empresariales, de una manera eficiente.

Se pueden lograr los objetivos empresariales sin el apoyo de un ERP? probablemente sí; pero con absoluta seguridad que el impacto no será el mismo, pues las decisiones en cuanto a la aplicación de medidas estratégicas podrían ser extemporáneas. Estamos en un mundo de negocios cada vez más competitivo donde la velocidad de respuesta de una empresa a las condiciones del mercado, en cuanto a calidad de servicios o productos así como la accesibilidad a los mismos, es un factor altamente crítico, si lo que se pretende es un posicionamiento sostenible.

En general, todas las empresas sean estas de producción o servicios ejecutan procesos, algunas empresas los tienen formalmente definidos, bajo un esquema sistemático, otras no llegan a ese nivel de desarrollo, pero en definitiva todas tienen una “forma de trabajo”, delegada a las diferentes áreas que la componen. Cada uno de los procesos, generan valor que debe ser cuantificado y registrado de tal forma que dichos valores, puedan ser expuestos en los estados financieros.

Un sistema contable es operado exclusivamente por el área de contabilidad, área que debe estar conformada por personal calificado que pueda clasificar apropiadamente la información generada por las diferentes áreas de la empresa e introducir los datos en el sistema contable, seleccionando según su criterio profesional, las cuentas contables para finalmente, generar los estados financieros correspondientes. La forma en la que la información llega al área contable para su procesamiento es mediante documentos físicos (órdenes de compra, facturas, contratos, inventarios, etc.) y en archivos electrónicos que por lo general deben imprimirse para respaldar las transacciones contables.

En la lógica de un ERP, cada área constituye un módulo del sistema (ventas, compras, tesorería, cobranzas, almacenes, activos de uso, recursos humanos, proyectos, contabilidad, etc.). Cada área a tiempo de ejecutar sus procesos genera datos que son automáticamente transmitidos al módulo contable, sin la intervención humana. Cuando decimos que la principal característica de un ERP es la integración de la información generada en cada uno de los procesos, nos referimos a una integración, automática, completamente transparente para los usuarios e íntegra, es decir sin riesgos de perder información por error u omisión.

¿Entonces la diferencia entre un ERP y un sistema contable se limita al registro automático de datos en la contabilidad de la organización?

¡Claro que no! Esta es apenas una diferencia. En el primer párrafo de este artículo dijimos que un ERP es una herramienta de planificación de recursos, lo que quiere decir que su verdadera potencialidad está en proporcionar a las diferentes áreas de una organización, información confiable, oportuna y suficiente para que su gestión individual y conjunta sea exitosa.

Cuando hablamos de gestión nos referimos a un conjunto de actividades tendientes a la consecución de los objetivos estratégicamente definidos. Ese conjunto de actividades comprende desde la clara definición de las metas y el dimensionamiento de los recursos necesarios para lograrlas, hasta la difusión de los resultados obtenidos. Las metas y la cuantificación de los recursos requeridos, generalmente se plasman en sendos documentos que son expuestos por la Alta Gerencia a los accionistas y otras partes interesadas, al finalizar una gestión la Alta Gerencia presenta el informe de gestión respectivo.

Pero, ¿qué ha sucedido entre el momento de la planificación y el momento del reporte de resultados? Obviamente se han ejecutado total o parcialmente las actividades programadas y probablemente se hayan ejecutado otras actividades no programadas, todo en función del contexto interno y externo de la empresa. Esa dinámica gerencial, requiere de un seguimiento permanente y oportuno de la ejecución de las actividades así como la toma de decisiones concretas en procura no solo de dar cumplimiento a la planificación sino a la maximización de los resultados. Para ello, se requiere contar con ciertos indicadores clave, que permitan conocer en tiempo real el desempeño de cada área y en consecuencia identificar el origen de las desviaciones e introducir los cambios necesarios, en el momento preciso, para lograr los objetivos.

Un ERP, tiene la capacidad de reportar en tiempo real, los resultados logrados por cada área, mediante métricas específicas, genera alertas cuando dichos parámetros se aproximan a los umbrales de riesgo establecidos por la empresa, de tal manera que la Alta Gerencia tiene la posibilidad de atender las desviaciones en forma oportuna y de esta manera asegurarse del logro de los objetivos.

Las empresas que aún no cuentan con un ERP, pero reconocen la necesidad de herramientas de gestión, suelen adquirir sistemas independientes según la necesidad específica que desean cubrir. Cuentan, por ejemplo, con un sistema para el control de Activos Fijos, otro para la administración de Almacenes, otro para la elaboración de planillas y así van enriqueciendo sus herramientas tecnológicas que si bien pueden ser muy útiles, su independencia representa una carga de trabajo adicional e innecesaria porque cada uno merece ser adecuadamente administrado y no todos tienen la capacidad de ser vinculados, lo que hace imprescindible la ejecución de actividades manuales que en definitiva resultan poco eficientes y costosas.

Por otra parte, un sistema contable tradicional cumple muy bien la función para la que fue concebido que es la generación de información financiera y no guarda ninguna relación con los procesos origen de los datos. En contraposición, un ERP integra los procesos e induce al rediseño de los mismos logrando un encaje perfecto en términos procedimentales altamente eficientes.

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